La firma por lote no es un botón: lo que le exige al resto del sistema de gestión documental

El requerimiento llega redactado como una funcionalidad: «que permita firmar documentos en lote». Una línea en el anexo técnico, al lado de otras cuarenta. Quien la escribe está pensando en una persona que firma trescientas invitaciones con el mismo texto y dedica media tarde a introducir el PIN.

Nosotros diseñamos y desarrollamos la firma por lote del nuevo sistema de gestión documental del RENIEC, y lo que ese encargo enseñó no está en la parte criptográfica. Está en que la firma por lote es la última pieza de una cadena, y cuando la cadena no existe, la pieza no sirve de nada.

Esa es la señal que conviene leer del propio contrato. La firma por lote no venía sola: venía en el mismo encargo que el módulo de notificaciones y despacho, la integración con el PIDE y la integración con el directorio activo. No es una casualidad de agrupación administrativa. Es que las cuatro cosas se sostienen entre sí.

Lo que la norma permite, y la condición que impone

La habilitación legal existe y está en un sitio que casi nadie cita en estos proyectos. El artículo 4 del Texto Único Ordenado de la Ley 27444, aprobado por el D.S. 004-2019-JUS y publicado el 25 de enero de 2019, dice en su numeral 4.4:

Cuando deban emitirse varios actos administrativos de la misma naturaleza, podrá ser empleada firma mecánica o integrarse en un solo documento bajo una misma motivación, siempre que se individualice a los administrados sobre los que recae los efectos del acto. Para todos los efectos subsiguientes, los actos administrativos serán considerados como actos diferentes.

Hay tres cosas dentro de ese párrafo y cada una es un requisito de diseño.

La primera es «de la misma naturaleza». No basta con que los documentos se parezcan en el formato: tienen que ser el mismo tipo de acto. Un lote que mezcla resoluciones con oficios no cumple esa condición aunque la pantalla permita seleccionarlos juntos.

La segunda es «siempre que se individualice a los administrados». El lote se firma una vez y cada documento tiene que seguir identificando a su destinatario. Eso descarta de raíz el atajo que aparece en casi todos los proyectos, que es concatenar los documentos en un solo PDF y firmar el PDF.

La tercera es la que más consecuencias tiene aguas abajo: «serán considerados como actos diferentes». Un lote son N actos, no uno. Cada uno tiene su propia notificación, su propio plazo y su propio expediente. El sistema puede firmar de una vez y no puede tratarlos como uno de ahí en adelante.

Dónde está el límite entre firmar rápido y firmar sin mirar, con el artículo 7 y el artículo 8 del reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales, lo desarrolla el blog de mifirmadigital.pe en firma por lote: dónde está el límite. Aquí vamos a la parte de proyecto.

Pieza 1: la taxonomía documental tiene que existir antes

La firma por lote solo aplica a documentos normalizados emitidos en serie. El propio alcance del encargo del SIGED lo acota así: documentos como las invitaciones o los que comunican información general o actos de administración, exceptuando «aquellos documentos que por su naturaleza requieran de un acto administrativo formal para su firma individual».

Para que esa distinción funcione dentro de un sistema, alguien tiene que haberla escrito antes en la configuración. Hace falta un catálogo de tipos documentales donde cada tipo lleve marcado si admite lote o no. Sin ese catálogo, la regla queda en manos del usuario que selecciona, y el usuario selecciona por bandeja, no por naturaleza jurídica.

Es el trabajo menos vistoso del proyecto y el que decide si la funcionalidad es defendible. En entidades donde ese catálogo no existía, lo que hay que presupuestar no es la firma por lote: es el levantamiento de tipos documentales que tiene que ir antes.

Pieza 2: la identidad del firmante, y por qué la autenticación sube de precio

Una firma individual es una decisión autenticada. Un lote de trescientas es la misma autenticación autorizando trescientas decisiones. El valor de esa sesión se multiplica por el tamaño del lote, y con él la exigencia sobre cómo se entró.

Por eso el encargo del SIGED incluía la integración con el directorio activo, para que los usuarios se autentiquen contra el directorio de la entidad en vez de contra una tabla propia del sistema documental. Tener la identidad en un solo sitio permite que la baja de un funcionario lo saque de todos los sistemas a la vez, que es justo lo que hace falta cuando ese funcionario tenía la potestad de firmar lotes.

De ahí se sigue lo que tratamos en el otro artículo de hoy: si hay una funcionalidad que justifica un segundo factor de autenticación en una entidad pública, es esta. Los niveles que fija la norma y lo que cuesta implantarlos están en autenticación multifactor con Keycloak.

Pieza 3: el despacho, donde el cuello de botella se muda

Este es el hallazgo que ninguna entidad anticipa. Antes de la firma por lote, el embudo era el firmante. Después, el embudo es lo que viene detrás.

Trescientos documentos firmados a la vez son trescientas notificaciones que salen a la vez. En el SIGED eso significaba tres caminos distintos en el mismo módulo: notificación digital, notificación física y traslado a otras sedes de la institución. Cada uno con su propio ritmo y su propia tasa de fallo.

Lo que se rompe:

• La notificación física no escala con un clic. Hay que imprimir, ensobrar y llevar. Un lote de trescientos genera una cola de trabajo que antes llegaba repartida a lo largo del día.
• Los estados dejan de ser del lote y pasan a ser del documento. Porque el artículo 4.4 dice que son actos diferentes. Uno se notifica, otro rebota, otro queda pendiente de dirección. El sistema tiene que representar eso, y si el modelo de datos guardó el estado en el lote, hay que rehacerlo.
• La trazabilidad tiene que ser individual. Cuando un administrado reclama, la pregunta es por su documento, no por el lote.

La recomendación práctica: construir el módulo de despacho antes que la firma por lote, o al menos en el mismo entregable. Entregar la firma por lote sobre un despacho que no está preparado produce una entidad que firma más rápido y notifica igual de lento, con la frustración añadida de haber pagado por lo primero.

Pieza 4: los datos del destinatario, que vienen de fuera

Individualizar al administrado exige saber quién es y dónde está. Ese dato no lo tiene el sistema documental: lo tienen las fuentes autoritativas del Estado, y se consultan a través de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado. La integración con el PIDE estaba en el mismo encargo por esto.

La consecuencia de proyecto es un poco incómoda: el tiempo de la firma por lote deja de depender solo de tu sistema. Si la consulta de identidad tarda, el lote tarda. Conviene resolver esos datos antes, en el momento en que el documento se genera, y no durante la firma. Un lote que consulta trescientas veces a un servicio externo en el instante de firmar es un lote que va a expirar.

Lo que falla en producción, y no es lo que se prueba

Tres cosas, en orden de frecuencia.

El lote parcial. Se firman doscientos ochenta de trescientos y el proceso se corta. Si la operación no es idempotente por documento, el reintento vuelve a firmar los doscientos ochenta. Hace falta estado por documento y un reintento que solo recoja lo que falta.

El tiempo de espera de la interfaz. La firma de trescientos documentos no cabe en una petición HTTP. Tiene que ser un trabajo asíncrono con seguimiento, y el usuario tiene que poder cerrar la pestaña. Este es el cambio de arquitectura que más presupuesto consume y el que menos aparece en el requerimiento original.

La ventana de tiempo del lote. Entre el primer documento y el último pasan minutos. Si el sistema sella cada firma con la hora del servidor, los documentos de un mismo lote llevan horas distintas, y eso es correcto. Lo que no puede pasar es que unos lleven sello de tiempo y otros no porque el servicio de sellado se cayó a la mitad.

Cómo lo planteamos hoy

Cuando una entidad nos pide firma por lote, la conversación que proponemos tiene este orden: primero el catálogo de tipos documentales, después el despacho, después la identidad, y la firma por lote al final. Es el orden inverso al del entusiasmo y es el que entrega algo que se puede usar.

Si el catálogo y el despacho ya existen, la firma por lote es un desarrollo acotado. Si no existen, lo que la entidad está comprando en realidad es el proyecto entero, y conviene que lo sepa antes de firmar el contrato y no en la puesta en producción.

Trabajamos en gestión documental para el Estado peruano desde hace años, con proyectos entregados en RENIEC, OEFA, Osinergmin y PERUPETRO. Si estás en la fase de definir el alcance de un sistema así, conversemos antes de que el requerimiento quede escrito.

Última revisión: 15 de septiembre de 2026. Fuente normativa: TUO de la Ley 27444, aprobado por D.S. 004-2019-JUS, publicado el 25 de enero de 2019, artículo 4 numeral 4.4.