Migrar un sistema de gestión documental sin parar la operación: lo que se mueve, lo que se congela y lo que se queda donde está
La conversación empieza casi siempre con una cifra: «tenemos 400 000 documentos en el sistema anterior». Y con una pregunta: cuánto tarda migrarlos.
Las dos cosas llevan a un mal proyecto, porque parten de que todo tiene que llegar al sistema nuevo. En las migraciones y adecuaciones de sistemas documentales que hemos hecho para entidades del Estado, lo que decidió el resultado no fue la velocidad del proceso de carga. Fue haber separado antes el archivo en tres montones con reglas distintas.
Los tres montones
Lo que se mueve. Los expedientes en trámite. Son los que tienen plazos corriendo, los que un ciudadano puede venir a preguntar mañana y los que van a recibir un documento más. Este montón es siempre mucho más pequeño de lo que la entidad cree: en las entidades con las que hemos trabajado, los expedientes abiertos rara vez pasan del 5 % del archivo.
Lo que se congela. Los expedientes cerrados que todavía están dentro de su plazo de conservación y que alguien puede necesitar consultar. No se migran: se dejan en el sistema anterior, que pasa a modo de solo lectura, con sus usuarios reducidos a consulta.
Y queda el tercer montón: el archivo histórico, que no se consulta en el día a día y tampoco se puede eliminar. Aquí la decisión es de conservación, no de sistema.
Escrito así parece obvio. Lo que lo hace difícil es que el criterio para repartir no es la antigüedad del documento sino el estado del procedimiento, y esa información muchas veces no está en un campo: está en la cabeza de quien lleva el expediente.
Por qué no conviene renumerar
El artículo 31 del TUO de la Ley 27444, incorporado por el artículo 3 del Decreto Legislativo 1452, pide que el expediente electrónico tenga «un número de identificación único e inalterable». El artículo 41 del reglamento de la Ley de Gobierno Digital, el D.S. 029-2021-PCM, añade para qué sirve: identificar unívocamente el expediente dentro de la entidad y también en el intercambio con otras entidades.
Inalterable quiere decir inalterable, también durante una migración. Y sin embargo, la forma más cómoda de cargar 400 000 registros en un sistema nuevo es dejar que el sistema nuevo asigne sus propios identificadores y guardar el anterior en un campo llamado codigo_origen.
Esa decisión se toma en media hora y se paga durante años. Cada oficio que la entidad envió citando el número antiguo deja de resolver. Cada resolución que referencia un expediente apunta a un número que ya no existe. Y si el expediente viajó a otra entidad, allí sigue vivo el número viejo.
La regla que aplicamos es la contraria: el identificador viaja y el sistema nuevo se adapta a él, aunque eso signifique aceptar dos formatos de código conviviendo durante el periodo de transición. Es más feo en la base de datos y es lo correcto fuera de ella.
Lo que se rompe al migrar, y casi nunca está en el plan
Seis cosas, por orden de frecuencia con la que nos las hemos encontrado:
Las firmas cuyo certificado ya caducó. Un documento firmado en 2019 con un certificado de tres años sigue siendo íntegro, pero el validador ya no puede afirmar que el certificado estaba vigente al firmar si no hay un sello de tiempo que fije el instante. La migración no lo estropea; lo revela. Y no se arregla después: por qué, está explicado en sellado de tiempo.
Los usuarios que ya no trabajan ahí. Un documento firmado por alguien que causó baja hace cuatro años necesita que su identidad siga siendo resoluble en el sistema nuevo. Si el modelo de usuarios se alimenta del directorio activo y allí esa cuenta ya no está, el documento queda firmado por un identificador huérfano.
Los adjuntos que no son documentos. Hojas de cálculo, correos guardados como archivo, fotografías de actas. En el sistema viejo eran archivos sueltos colgados de un expediente; en un sistema que implementa el índice digital del artículo 31 tienen que ser documentos numerados correlativamente dentro del índice, o quedarse fuera de él de forma deliberada.
El índice digital que nunca existió. Si el sistema anterior no lo generaba, no se puede migrar: hay que construirlo. Y firmarlo hoy, con la fecha de hoy, lo cual es correcto y conviene dejarlo escrito en el acta de migración para que nadie lo lea dentro de tres años como si fuera la fecha del expediente. La figura completa está en expediente electrónico.
La quinta es el plazo de conservación. Casi ningún sistema documental antiguo guarda la serie documental con su plazo de conservación. Si la entidad no tiene ese cuadro aplicado, la migración es el momento de aplicarlo, porque es el único momento en que alguien va a revisar el archivo entero.
Y la búsqueda, que es la que más discusiones produce. El índice del sistema viejo se construyó sobre el texto extraído de documentos escaneados, a veces con un reconocimiento óptico de los años en que se digitalizaron. Migrar el índice tal cual hereda su mala calidad; reconstruirlo cuesta tiempo de proceso y da mejores resultados. Nosotros preferimos reconstruirlo y medirlo con una muestra antes de apagar el sistema anterior.
El argumento que permite dejar el archivo donde está
Aquí hay una norma que rara vez aparece en los proyectos y que sostiene la decisión de congelar en vez de migrar.
El artículo 13 del Decreto Legislativo 681, publicado el 14 de octubre de 1991, dice que los microarchivos y los documentos contenidos en ellos son válidos para cualquier revisión contable o tributaria, y para exámenes y auditorías públicas o privadas, y que pueden exhibirse ante inspectores, revisores, auditores y autoridades «directamente, mediante su presentación en pantallas o aparatos visores, sin requerirse copia en papel», salvo que haya que presentarlos en un expediente.
Traducido al proyecto: si lo que hay en el sistema antiguo son microformas generadas con el proceso del Decreto Legislativo 681, ese sistema en modo consulta es una forma válida de atender una auditoría. No hace falta que los documentos estén dentro del sistema nuevo para eso.
La condición está en la primera parte de la frase y es donde se cae la mayoría de los archivos: tiene que tratarse de microformas, con el proceso y la intervención que el propio decreto exige, no de un lote de PDF escaneados. Qué se necesita para que un archivo digitalizado llegue a serlo, y por qué eso todavía no autoriza a destruir el papel tributario, está en lo que la Ley 28186 le añadió al Decreto Legislativo 681.
Si el archivo no cumple esa condición, el sistema congelado sigue siendo útil y práctico, pero como copia de consulta, no como prueba con valor propio. Conviene decirlo en el acta con esas palabras, porque es la diferencia que nadie recuerda el día que llega la auditoría.
Cómo se hace sin parar la operación
La forma que nos ha funcionado no es un fin de semana largo. Es una serie de cortes pequeños, uno por serie documental.
- Se congela la creación en el sistema viejo para una serie concreta, por ejemplo los trámites de una sola dirección. A partir de una fecha y una hora, lo nuevo de esa serie nace en el sistema nuevo.
- Se mueven solo los expedientes abiertos de esa serie, con su identificador original y con todos sus documentos.
- Los expedientes cerrados de esa serie no se mueven. Se deja un enlace desde el sistema nuevo al visor del antiguo, resoluble por el identificador.
- Se mide una semana con las dos áreas trabajando: cuántas consultas fueron al sistema antiguo y qué buscaban. Esa medición decide si la serie siguiente necesita mover también los cerrados.
- Se repite con la serie siguiente.
Lo que hace que esto funcione no es el orden en sí. Es que en cualquier momento se puede parar: si la tercera serie sale mal, las dos anteriores ya están estables y la cuarta no ha empezado. Un corte único no tiene ese punto de retorno, y la presión de que la entidad abra el lunes convierte cualquier problema en una decisión tomada a las tres de la mañana.
Dos decisiones que conviene tomar antes y no durante
Cuánto tiempo va a vivir el sistema antiguo. Si la respuesta es «hasta que se migre todo», nunca se apaga. Poner una fecha, aunque sea a tres años, obliga a decidir qué pasa con lo que quede dentro. Y hay un coste que se olvida: mantener encendido un sistema viejo significa seguir parcheando un servidor y una base de datos que probablemente ya no reciben actualizaciones de seguridad.
Quién puede consultar el sistema congelado. Es el momento natural para reducir el acceso a lo estrictamente necesario, que es lo que pide el régimen de protección de datos personales para cualquier sistema que trate datos: el control de accesos documentado y la verificación de privilegios al menos cada seis meses. Los detalles de esa obligación, con su artículo, están en el documento de seguridad.
Lo que no afirmamos
Que el porcentaje de expedientes abiertos sea siempre bajo. Es lo que hemos medido en las entidades con las que hemos trabajado. Una entidad con procedimientos de varios años puede tener un reparto muy distinto, y el conteo hay que hacerlo antes de planificar.
Que dejar el archivo en el sistema antiguo sea siempre la opción correcta. Depende de si esos documentos son microformas, de la vida útil que le quede a la infraestructura y de cuántas consultas reciba. Las tres cosas se miden.
Que exista una norma que regule la migración entre sistemas documentales. No la localizamos. Lo que hay son obligaciones sobre el expediente electrónico y sobre la conservación, y de ahí se derivan las restricciones de este artículo.
Si estás en esta decisión
Hemos hecho migraciones y adecuaciones de sistemas documentales en entidades del Estado, con proyectos entregados en RENIEC, OEFA, Osinergmin y PERUPETRO. Si el proyecto está en fase de alcance, el mejor momento para separar los tres montones es ahora, antes de que el requerimiento diga «migración total del acervo documental»: conversemos sobre el alcance.